E-registration bpom

Pendahuluan 1

Aplikasi e-Registration

Aplikasi e-Registration ini ditujukan dalam rangka memenuhi kebutuhan dunia usaha yang akan mengajukan permohonan registrasi produk (untuk saat ini hanya untuk

produk pangan) mereka ke Badan Pengawas Obat dan Makanan dengan lebih mudah,

lebih cepat, lebih efisien dan juga transparan. Semua keuntungan ini didapatkan karena

user hanya membutuhkan koneksi internet untuk dapat melakukan proses registrasi

produk dan mengirim beberapa dokumen hardcopy perusahaan ke Badan Pengawas

Obat dan Makanan untuk dilakukan proses verifikasi.

Pada dasarnya proses pengajuan registrasi produk pangan - low risk adalah sebagai

berikut:

1. Login ke dalam aplikasi e-Registration.

2. Mengisi data registrasi produk.

3. Mengisi data komposisi produk.

4. Upload dokumen pendukung yang dipersyaratkan.

5. Mengisi data hasil analisa sesuai dengan kategori pangannya.

6. Supervisi dokumen registrasi sampai terbit Surat Persetujuan Pendaftaran (SPP).

Untuk dapat login ke dalam aplikasi e-Registration, perusahaan harus sudah mendaftar

terlebih dahulu. Proses pendaftaran user perusahaan ini hanya dilakukan 1 (satu) kali.

Tapi sebelumnya sobat mesti melakukan PSB (pemeriksaan sarana bagunan) oleh balai besar pom provinsi, syarat mutlak dan pintu gerbang menuju eregistrasi BPOM secara online maupun manual, untuk info PSB klik disini

Perangkat & Aplikasi Lain Yang Diperlukan

Untuk dapat mengakses aplikasi e-Registration ini diperlukan beberapa hal, yaitu:

1. Hardware (Perangkat Keras).

• 1 Set PC/Notebook/Netbook dengan processor setara Pentium III atau lebih.

• RAM minimal 512 MB.

• Koneksi internet.

• Printer.

• Scanner.

2. Software (Perangkat Lunak).

• Sistem Operasi non-mobile.

• Internet Browser (Microsoft Internet Explorer versi 7 atau lebih, Google Chrome,

Mozilla Firefox versi 4 atau lebih, Safari dan Opera).

• Adobe Reader atau PDF Viewer lainnya.

Pendaftaran Perusahaan 2

Memulai Proses Pendaftaran Perusahaan

Berikut adalah diagram alir proses pendaftaran perusahaan di aplikasi e-Registration:

Untuk dapat memulai proses pendaftaran perusahaan, user harus memilih menu Daftar

yang tersedia di halaman utama aplikasi e-Registration.

 

Selanjutnya user akan dihadapkan dengan form isian data perusahaan. Adapun cara

pengisiannya akan dijelaskan di sub-bab yang ada dibawah ini.

Isian Data Perusahaan

Setelah menu Daftar diklik, user akan dihadapkan dengan halaman yang berisi isian

berupa data-data perusahaan. Berikut contoh isian lengkap dengan aturan penulisan

berikut syarat-syarat lainnya.

Catatan:

Data Perusahaan

1. Kolom Status Perusahaan, bisa dipilih salah satu atau dipilih keduanya. Untuk dapat

memilih keduanya, tekan tombol Ctrl lalu pilih status perusahaannya.

2. Kolom NPWP diisi dengan Nomor Pokok Wajib Pajak yang dimiliki oleh perusahaan.

NPWP diisi dengan 15 angka tanpa ada karakter pemisah seperti titik (.) atau strip (-

). NPWP ini bersifat unik, jadi apabila NPWP yang dimasukkan sudah pernah

didaftarkan sebelumnya maka proses pendaftaran perusahaannya tidak akan bisa

dilanjutkan.

3. Kolom Nama Perusahaan diisi dengan nama perusahaan yang sesuai dengan

akta/izin usaha atau NPWP atau surat legal lainnya. Jumlah karakter untuk nama

perusahaan terbatas 70 karakter. Nama perusahaan diberikan bantuan berupa

daftar perusahaan yang pernah mendaftarkan produk pangannya di Direktorat

Penilaian Keamanan Pangan, akan tetapi tetap memungkinkan untuk bisa diubah

datanya apabila data yang dimunculkan dirasa tidak sesuai.

4. Kolom Alamat Kantor diisi dengan alamat kantor/perusahaan yang sesuai dengan

akta/izin usaha atau NPWP atau surat legal lainnya. Jumlah karakter untuk alamat

perusahaan terbatas 140 karakter. Alamat yang diisikan tidak boleh berisi

kabupaten/kota, provinsi dan kode pos.

5. Kolom Provinsi harus dipilih dari daftar yang ada.

E-Registration BPOM - Isian Data Perusahaan 6

6. Kolom Kabupaten/Kota harus dipilih dari daftar yang ada. Daftar kabupaten/kota

akan otomatis terisi data kabupaten/kota dari provinsi yang dipilih sebelumnya.

7. Kolom Kode Pos diisi dengan kode pos sesuai dengan alamat kantornya. Jumlah

karakter untuk kode pos terbatas 5 karakter.

8. Kolom Nomor Telepon diisi dengan nomor telepon perusahaan yang aktif. Jumlah

karakter untuk nomor telepon terbatas 20 karakter.

9. Kolom Nomor Fax diisi dengan nomor faksimili perusahaan yang aktif. Jumlah

karakter untuk nomor faksimili terbatas 20 karakter.

10. Kolom Nama Pimpinan diisi dengan nama pemilik atau nama pimpinan perusahaan

yang aktif. Jumlah karakter untuk nama pimpinan terbatas 50 karakter.

11. Kolom Nama Pimpinan Teknis diisi dengan nama pimpinan teknis perusahaan yang

terkait dengan pangan yang didaftarkan. Jumlah karakter untuk nama pimpinan

teknis terbatas 50 karakter. Apabila ada lebih dari 1 pimpinan teknis, bisa diisikan

semua dipisahkan dengan tanda koma (,).

Data Importir

12. Kolom Tanggal Terbit SIUP/API/IT Makanan diisi dengan tanggal terbit SIUP yang

sudah tercantum pada izinnya. Kolom ini hanya muncul untuk status perusahaan

importir/distributor.

13. Kolom Tanggal Berakhir SIUP/API/IT Makanan diisi dengan tanggal berakhir SIUP

(jika ada). Kolom ini hanya muncul untuk status perusahaan importir/distributor.

14. Kolom Hasil Periksa PSB diisi dengan nilai akhir (A/B/C/D) yang tercantum pada hasil

audit sarana produksi/distribusi oleh petugas Balai POM setempat (PSB).

15. Kolom Tanggal Periksa PSB diisi dengan tanggal pemeriksaan yang tercantum pada

PSB.

Data Penanggung Jawab

16. Kolom Nama Lengkap diisi dengan nama lengkap penanggung jawab yang ditunjuk

oleh perusahaan untuk mengawasi dan atau mengajukan proses pendaftaran.

Jumlah karakter untuk nama penanggung-jawab terbatas 50 karakter.

17. Kolom Jabatan diisi dengan jabatan yang disandang oleh penanggung-jawab. Jumlah

karakter untuk jabatan penanggung-jawab terbatas 100 karakter.

18. Kolom Nomor Telepon diisi dengan nomor telepon (aktif) yang dimiliki oleh

penanggung-jawab. Jumlah karakter untuk nomor telepon penanggung-jawab

terbatas 20 karakter.

19. Kolom Email diisi dengan email (aktif) yang dimiliki oleh penanggung-jawab. Jumlah

karakter untuk email terbatas 100 karakter. Apabila ada lebih dari 1 email, bisa

diisikan semua dan dipisahkan dengan tanda titik koma (;).

Data User

20. Kolom User ID diisi dengan user ID atau username yang akan digunakan untuk login

ke dalam aplikasi e-Registration. Jumlah karakter untuk User ID terbatas 20 karakter.

User ID yang dipilih hendaknya singkat, jelas, bermakna dan mudah untuk diingat.

User ID ini bersifat unik, jadi apabila user ID yang dimasukkan sudah pernah

didaftarkan sebelumnya maka proses pendaftaran perusahaannya tidak akan bisa

dilanjutkan.

21. Setelah seluruh isian di setiap kolom dirasa sudah sesuai, klik tombol Halaman

Selanjutnya untuk bisa lanjut ke proses berikutnya atau klik tombol Batal atau menu

Login untuk membatalkan proses pendaftaran perusahaan.

• Tanda bintang (*) yang berada di akhir nama kolom

menandakan bahwa kolom tersebut wajib diisi. Dengan kata lain

apabila kolom tersebut tidak diisi, maka data pendaftaran

perusahaan tidak bisa diproses

• User bertanggung jawab penuh terhadap semua data yang

sudah diisikan, seperti penggunaan huruf besar dan huruf kecil

di kolom Nama Perusahaan ataupun di kolom-kolom lainnya

• Untuk menghindarkan kesalahan dalam proses input tanggal,

hendaknya data tanggal dipilih dari fasilitas kalender yang sudah

disediakan

• Email yang diisikan harus benar dan aktif, karena semua

informasi mengenai hasil verifikasi data pendaftaran perusahaan

akan disampaikan ke email tersebut.

Isian Data Pabrik

Setelah data perusahaan berhasil diproses, user akan dihadapkan dengan halaman yang

berisi isian berupa data-data pabrik yang berkaitan dengan perusahaannya. Berikut

contoh isian lengkap dengan aturan penulisan berikut syarat-syarat lainnya.

1. Frame Data Produsen Di Indonesia akan muncul apabila status perusahaan sebagai

produsen/manufacturer dipilih.

2. Frame Data Produsen Di Luar Negeri akan muncul apabila status perusahaan

sebagai importir/distributor dipilih.

3. Data Pabrik yang didaftarkan adalah data pabrik atau produsen yang berkaitan

langsung dengan perusahaannya dan data pabrik atau produsen yang bertindak

sebagai penerima kontrak maupun pemberi kontrak (untuk status makloon).

4. Data Pabrik bisa lebih dari 1 dengan cara klik tombol plus (+) berwarna biru, atau

klik tombol minus (-) berwarna merah untuk menghapus data pabrik yang dirasa

tidak sesuai.

5. Kolom Nama Pabrik diisi dengan nama pabrik yang sesuai dengan akta/izin usaha

atau surat legal lainnya. Jumlah karakter untuk nama pabrik terbatas 70 karakter.

Nama pabrik diberikan bantuan berupa daftar pabrik yang pernah mendaftarkan

produk pangannya di Direktorat Penilaian Keamanan Pangan, akan tetapi tetap memungkinkan untuk bisa diubah datanya apabila data yang dimunculkan dirasa

tidak sesuai.

6. Kolom Alamat Pabrik diisi dengan alamat pabrik yang sesuai dengan akta/izin usaha

atau surat legal lainnya. Jumlah karakter untuk alamat pabrik terbatas 140 karakter.

Alamat pabrik di Indonesia yang diisikan tidak boleh berisi kabupaten/kota dan

provinsi, untuk alamat pabrik di luar negeri yang diisikan tidak boleh berisi negara.

7. Kolom Provinsi harus dipilih dari daftar yang ada.

8. Kolom Kabupaten/Kota harus dipilih dari daftar yang ada. Daftar kabupaten/kota

akan otomatis terisi data kabupaten/kota dari provinsi yang dipilih sebelumnya.

9. Kolom Negara harus dipilih dari daftar yang ada.

10. Kolom Tanggal Terbit IUI diisi dengan tanggal terbit IUI yang tercantum pada izinnya.

11. Kolom Tanggal Berakhir IUI diisi dengan tanggal berakhir IUI (jika ada).

12. Kolom Tanggal Terbit Surat Penunjukan diisi dengan tanggal terbit surat penunjukan

yang berlaku.

13. Kolom Tanggal Berakhir Surat Penunjukan diisi dengan tanggal berakhir surat

penunjukan yang berlaku.

14. Setelah seluruh isian di setiap kolom dirasa sudah sesuai, klik tombol Halaman

Selanjutnya untuk bisa lanjut ke proses berikutnya atau klik tombol Halaman

Sebelumnya untuk kembali ke halaman yang memungkinkan user untuk mengubah

data perusahaan atau klik tombol Batal atau menu Login untuk membatalkan proses

pendaftaran perusahaan.

• Tanda bintang (*) yang berada di akhir nama kolom

menandakan bahwa kolom tersebut wajib diisi. Dengan kata lain

apabila kolom tersebut tidak diisi, maka data pendaftaran

perusahaan tidak bisa diproses

• User bertanggung jawab penuh terhadap semua data yang

sudah diisikan, seperti penggunaan huruf besar dan huruf kecil

di kolom Nama Pabrik ataupun di kolom-kolom lainnya

• Untuk menghindari kesalahan dalam proses input tanggal,

hendaknya data tanggal dipilih dari fasilitas kalender yang sudah

disediakan

Isian Data PSB/Jenis Pangan

Setelah data pabrik berhasil diproses, user akan dihadapkan dengan halaman yang berisi

isian berupa data-data PSB/Jenis Pangan untuk masing-masing pabrik yang sudah

diisikan yang juga berkaitan dengan perusahaannya. Berikut contoh isian lengkap

dengan aturan penulisan berikut syarat-syarat lainnya.

Catatan:

1. Data Jenis Pangan Pabrik bisa lebih dari 1 dengan cara klik tombol plus (+) berwarna

biru, atau klik tombol minus (-) berwarna merah untuk menghapus data jenis pangan

per-pabrik yang dirasa tidak sesuai.

2. Kolom Jenis Pangan Sesuai IUI diisi dengan semua jenis pangan yang tertera di

dalam dokumen Izin Usaha Industri. Jumlah karakter untuk jenis pangan sesuai IUI

terbatas 100 karakter.

3. Kolom Jenis Pangan Sesuai PSB dipilih dari daftar yang sudah ada. Untuk informasi

lengkap mengenai jenis pangan sesuai PSB, klik tombol informasi (i) yang ada di

samping tombol plus (+). Setelah tombol informasi (i) diklik, akan muncul form baru

yang menampilkan daftar jenis pangan yang sudah terdaftar.

Untuk mengetahui jenis pangan apakah yang sesuai dengan produknya, silahkan

dicari dengan memasukkan kata kunci sesuai dengan kategori yang akan dicari.

4. Kolom Hasil Periksa PSB diisi dengan nilai akhir (A/B/C/D) yang tercantum pada hasil

audit sarana produksi/distribusi oleh petugas Balai POM setempat (PSB).

5. Kolom Tanggal Periksa PSB diisi dengan tanggal pemeriksaan yang tercantum pada

PSB.

6. Setelah seluruh isian di setiap kolom dirasa sudah sesuai, klik tombol Halaman

Selanjutnya untuk bisa lanjut ke proses berikutnya atau klik tombol Halaman

Sebelumnya untuk kembali ke halaman yang memungkinkan user untuk mengubah

data pabrik atau klik tombol Batal atau menu Login untuk membatalkan proses

pendaftaran perusahaan.

• Tanda bintang (*) yang berada di akhir nama kolom

menandakan bahwa kolom tersebut wajib diisi. Dengan kata lain

apabila kolom tersebut tidak diisi, maka data pendaftaran

perusahaan tidak bisa diproses

• Apabila 1 jenis pangan sesuai IUI diperuntukkan untuk lebih dari

1 jenis pangan sesuai PSB, kolom jenis pangan sesuai IUI harus

tetap ditulis lengkap sesuai IUI. Kemudian gunakan tombol plus

(+) berwarna biru untuk menambah data jenis pangan sesuai

PSB-nya.

Upload Data Dokumen Yang Dipersyaratkan

Setelah data jenis pangan untuk masing-masing pabrik berhasil diproses, user akan

dihadapkan dengan halaman yang berisi isian berupa data-data hasil scan yang berkaitan

dengan perusahaannya. Berikut contoh isian lengkap dengan syarat-syarat lainnya.

Catatan:

1. Siapkan file-file yang dipersyaratkan, rename file untuk memudahkan user untuk

melihatnya (misalkan: NPWP.jpg, IUI.pdf, Hasil_Periksa.pdf... dll.). Ukuran file yang

diperbolehkan adalah maksimal 5 MB per file, untuk jenis dokumen dengan banyak

file (misalkan: IUI_Hal1.pdf, IUI_Hal2.pdf… dst.) dimohon untuk digabung ke dalam 1

file (bisa file .pdf, .rar atau .zip) sebelum diupload.

2. Untuk melakukan proses Upload File untuk masing-masing dokumen yang

dipersyaratkan, klik tombol browse.

3. Dokumen yang harus diupload adalah sebagai berikut:

3.1. Izin Usaha Industri (IUI) untuk produk dalam negeri (halaman yang

mencantumkan nama, alamat perusahaan, jenis komoditi dan tanggal terbit).

3.2. SIUP (untuk produk impor).

3.3. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

3.4. Pemeriksaan Sarana oleh Balai (PSB) (halaman yang mencantumkan nama,

alamat perusahaan, jenis komoditi, tanggal terbit dan nilai hasil pemeriksaan).

4. Pilih nama file sesuai dengan syarat-syaratnya, klik tombol Open dan klik tombol OK.

Tunggu hingga proses upload selesai.

 

5. Setelah proses upload selesai, akan muncul daftar file yang telah berhasil diupload.

Sesuaikan file-file yang sudah diupload dengan jenis dokumennya. Untuk

menampilkan file, klik menu Tampilkan dan untuk menghapus file yang tidak sesuai

klik menu Hapus.

6. Setelah seluruh isian di setiap kolom dirasa sudah sesuai, klik tombol Selesai untuk

mengakhiri proses pendaftaran perusahaan atau klik tombol Halaman Sebelumnya 

untuk kembali ke halaman yang memungkinkan user untuk mengubah data jenis

pangan per-pabrik atau klik tombol Batal atau menu Login untuk membatalkan

proses pendaftaran perusahaan.

7. Setelah proses pendaftaran perusahaan selesai, muncul pesan yang

menginformasikan hasil dari proses pendaftarannya. Klik tombol Selesai untuk

mengakhiri proses pendaftaran perusahaan.

8. Apabila proses pendaftaran perusahaan berhasil, selanjutnya pendaftar wajib

menyerahkan dokumen ke Badan POM cq. Direktorat Penilaian Keamanan Pangan

untuk dilakukan verifikasi oleh petugas, sebagai berikut:

8.1. Nomor Pokok Wajib Pajak.

8.2. PSB lengkap.

8.3. Akta notaris pendirian perusahaan.

8.4. Izin Usaha Industri lengkap (untuk produk pangan produksi dalam negeri)

8.5. SIUP (untuk produk luar negeri/impor)

9. Kemudian tunggu email hasil verifikasi oleh petugas, apakah permohonannya

diterima atau ditolak.

10. Apabila berdasarkan hasil verifikasi oleh petugas, data pendaftaran perusahaan

dinyatakan benar dan lengkap, maka akan dikirimkan notifikasi melalui email user

sebagai berikut:

11. Silahkan menggunakan User ID dan Password tersebut untuk login ke aplikasi e-

Registration untuk pendaftaran produk pangan.

12. Apabila berdasarkan hasil verifikasi petugas, data pendaftaran perusahaan

dinyatakan tidak benar atau tidak lengkap, maka akan dikirimkan notifikasi melalui

email user sebagai berikut:

13. Apabila pendaftaran ditolak, silahkan melakukan proses pendaftaran ulang atau

hanya memperbaiki beberapa data sesuai dengan catatan yang diberikan oleh

petugas di email.

Registrasi Produk 3

Sebelum memasuki tahap ini ada baiknya anda siapkan secangkir kopi dan sebatang rokok  biar lebih enjoy dan konsentrasi penuh.

Memulai Proses Registrasi Produk

Untuk dapat memulai proses registrasi produk, user harus Login ke dalam aplikasi e-

Registration terlebih dahulu dengan cara mengisikan User ID dan Password di masingmasing

kolom sesuai dengan yang diterima di email. Selanjutnya klik tombol Login untuk

Login ke dalam aplikasi e-Registration.

Setelah proses login berhasil, user akan dihadapkan dengan tampilan awal aplikasi ERegistration.